Prowadzenie kadr i płac to jeden z najbardziej wymagających obszarów zarządzania firmą, łączący wiedzę z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych oraz ciągle zmieniających się przepisów podatkowych. Dla pracodawców w Bydgoszczy szczególnie istotne jest nie tylko terminowe wypłacanie wynagrodzeń, ale także prawidłowe odprowadzanie składek, rozliczenia podatkowe pracowników oraz wywiązywanie się z obowiązków wobec instytucji takich jak ZUS, US czy PFRON. Błędy w tym obszarze mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi i problemami prawnymi.

Podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie kadr

Każdy pracodawca zatrudniający pracowników musi prowadzić dokumentację pracowniczą zgodnie z kodeksem pracy. Obejmuje to akta osobowe zawierające umowy o pracę, świadectwa pracy, dokumenty związane ze szkoleniami bhp oraz wszelką korespondencję z pracownikiem. Przy zatrudnieniu konieczne jest zgłoszenie pracownika do ZUS przed dopuszczeniem go do pracy, co często bywa pomijanym obowiązkiem skutkującym wysokimi karami. Pracodawca musi także prowadzić ewidencję czasu pracy, dokumentować urlopy, zwolnienia lekarskie oraz wszelkie nieobecności. W przypadku kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy brak lub nieprawidłowe prowadzenie dokumentacji może skutkować mandatem do 30 tysięcy złotych. Warto również pamiętać o obowiązku informacyjnym wobec pracownika – każdy zatrudniony musi otrzymać informację o warunkach zatrudnienia na piśmie, najlepiej w formie regulaminu pracy lub indywidualnego dokumentu.

Rozliczenia z PFRON i obowiązek zatrudniania osób niepełnosprawnych

Pracodawcy zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mają obowiązek zatrudniać osoby niepełnosprawne w liczbie stanowiącej co najmniej 6 procent załogi. Jeśli wskaźnik ten nie jest osiągnięty, firma musi dokonywać miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Rozliczenia z PFRON w Bydgoszczy przeprowadza się za pośrednictwem systemu elektronicznego, deklarując stan zatrudnienia oraz wysokość należnej wpłaty do 20. dnia każdego miesiąca. Wysokość wpłaty zależy od liczby brakujących osób niepełnosprawnych oraz aktualnie obowiązującego wskaźnika, który w 2025 roku wynosi 2536,65 złotych miesięcznie za każdą brakującą osobę. Przedsiębiorcy mogą obniżyć tę kwotę poprzez zakup usług lub towarów od zakładów pracy chronionej, co wymaga jednak szczegółowej dokumentacji i rozliczeń. Nieprawidłowe lub nieterminowe rozliczenia z PFRON skutkują odsetkami oraz możliwością kontroli ze strony funduszu.

Outsourcing kadr i płac – kiedy to dobra decyzja

Prowadzenie kadr i płac w Bydgoszczy we własnym zakresie ma sens tylko w większych firmach, gdzie zatrudnienie dedykowanego pracownika działu HR jest ekonomicznie uzasadnione. Dla małych i średnich przedsiębiorstw zatrudniających do 50 osób zdecydowanie bardziej opłacalnym rozwiązaniem jest zlecenie obsługi kadrowopłacowej profesjonalnemu biuru. Koszt usługi waha się od 80 do 200 złotych miesięcznie za jednego pracownika, zależnie od zakresu obowiązków i specyfiki zatrudnienia. Biura oferują nie tylko naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac, ale także kompleksową obsługę ZUS, rozliczenia roczne PIT, obsługę zwolnień lekarskich oraz prowadzenie akt osobowych zgodnie z aktualnymi przepisami. Dodatkowo profesjonalne biura na bieżąco śledzą zmiany legislacyjne i automatycznie wdrażają je w rozliczeniach klientów, co eliminuje ryzyko błędów wynikających z nieznajomości najnowszych regulacji.

Najczęstsze błędy w rozliczeniach pracowniczych

Jednym z najczęstszych problemów jest nieprawidłowe naliczanie wynagrodzenia za czas choroby – wielu pracodawców myli zasady obliczania podstawy dla zasiłku chorobowego ze standardowym wynagrodzeniem. Kolejnym błędem jest niewłaściwe rozliczanie umów cywilnoprawnych, które od 2025 roku podlegają składkom zdrowotnym na podobnych zasadach jak umowy o pracę. Pomijanie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy dla wszystkich form zatrudnienia to także częsty problem ujawniany podczas kontroli.